人事档案利用与人事档案管理有着密切的联系，加强人事档案利用，有助于人事档案管理水平的提升，而针对人事档案利用存在的问题，我们就必须对人事档案管理进行深化改革，以此为人事档案利用奠定坚实的基础。

一、人事档案利用的困境

（一）管理方式问题

人事档案管理属于全封闭式管理，奉行高度保密政策，在人事档案管理过程中通常档案管理人员只重视档案的收集和保管，忽视了档案的利用，对于人事档案利用存在的问题更是没有过多关注和了解。鉴于人事档案内容的特殊性实行保密政策很有必要，但是全封闭式的管理方式却大可不必，因根据档案内容的重要性来决定档案封闭程度，这样才能有助于人事档案开放利用，继而充分发挥人事档案应有的作用，不根据档案内容就完全实行全封闭式管理，只会使得档案的真实性、实用性被进一步降低。此外，由于管理方式的原因，使得管理部门对档案信息形成了一种垄断，从而进一步增强了人们对档案真实性、实用性的怀疑；由于缺乏监督，得不到认同，使得相关结论只是流于形式，从而使得有关人事档案问题频频出现。造成人事档案问题出现的主要原因之一就是管理方式存在问题，过于封闭，缺乏一定的公开透明度。

（二）服务重点问题

由于人事档案信息的管理方式过于封闭，使得其服务对象也具有局限性，通常表现为对服务对象的认识方面。根据相关档案条例规定，我国人事档案信息的主要服务对象是相关领导部门或组织机构，例如政府行政管理部门、人事、公安、纪检监察等部门，通常这些部门查阅利用人事档案的原因有以下几方面：第一，办理人员提拔、任免、离退休、奖惩等事务；第二，公安、纪检监察等部门由于特殊情况需要；第三，档案当事人直系亲属有特殊情况需要进行政审；第四，人事单位对档案当事人某一方面进行了解，以此获取相关证明材料；第五，办理财产公证、遗产继承等事务。人事档案的利用除了上述几方面外，其余都被拒之门外，甚至还剥夺了档案当事人的利用权与知情权。服务重点问题是人事档案利用存在的第二大问题，也是迫切需要解决和改革的问题。

（三）利用率问题

当前，我国人事档案管理所遵循的规章制度已经不再适应信息时代人事档案资料管理工作的需要，其利用方式落后，主要利用手工检索和纸质查阅的方式，导致人事档案利用效率极其低下。此外， 落后的利用方式使得在利用过程中极易对档案资料造成损坏，而这就会进一步增加档案管理人员的工作量，同时使得档案的完整性、安全性被降低。人事档案管理工作的重点与人事档案的利用效率有着密切的联系，因此，充分认识到人事档案工作重点究竟是收集、保管，还是开放、利用、服务，或者是两者同等重要这点非常重要。

二、人事档案利用对策

（一）改革管理方式

人事档案管理方式存在问题，使得人事档案利用效率低下，因此，改革人事档案管理方式是我国档案管理部门迫切需要解决的问题。改革管理方式适度公开档案信息，增加档案透明度，不仅是我国推进社会主义民主政治建设的重要举措，保障了公民对信息的知情权、利用权，还标志着我国档案信息管理步入信息化时代。同时档案信息管理步入信息化时代，使得档案管理部门必须适度公开人事档案信息，这是提高档案信息透明度的必要途径，也是档案部门应有的责任。适度公开人事档案信息，也并是无条件的公开，应是结合实际情况做到有条件、适度地、主动地向社会、当事人公开部分档案信息，这样不仅进一步保证了人事档案信息的真实性、实用性、可靠性，还有助于提高人事档案的利用率。此外，在适度公开人事档案信息的同时应正确认识和处理信息公开与保密的关系。

（二）提高人事档案利用率

传统的人事档案管理工作主要利用手工检索和纸质查阅的方式，其信息内容主要记录在纸质档案上，从而使得档案信息极易在利用过程中被损坏，极大的降低了人事档案利用效率，传统人事档案利用方式已经无法在适应适应信息时代人事档案利用的需求，因此，改革人事档案利用方式，提高人事档案利用率显得非常重要， 为了紧跟信息化时代发展需求，档案管理部门应大力推广人事档案管理、利用现代化，将传统的易遭损坏的纸质档案资料转变为数字化档案资料，建立人事档案数据管理系统，以此进一步推进人事档案管理现代化，从而使得人事档案利用更加便捷，大大提高人事档案利用效率。

（三）提高人员素质

人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作， 不仅涉及国家、组织利益，还关乎个人切身利益，这就对人事档案管理工作人员提出了更高要求。作为人事档案管理人员必须具备良好的政治思想素养和职业道德，还应具备专业的人事档案管理理论知识。作为档案管理部门，必须严格按照组织部要求为人事档案管理工作配备足够的专业档案管理人员，并大力组织业务培训，围绕工作中的热点和难点问题进行系统教育，定期或不定期进行突击工作检查，以此确保档案管理人员具备一个认真负责、积极主动的工作心态，以此形成一支高素质、高能力的专业管理队伍，从而充分适应人事档案现代化建设的需要。

三、结语

综上所述，本文主要从人事档案利用的困境与突破进行了分析与探讨，具有十分重要的意义。因此，作为新时期背景下的档案管理工作人员，应充分认识到人事档案利用在人事档案管理中的重要性，同时不断提升自身专业技术水平，针对人事档案利用存在问题， 结合当前人事档案利用现状采取有效的解决对策，以此促进我国档案管理事业的可持续发展。

参考文献： 

[1] 王霞. 人事档案管理工作存在的问题及解决对策[J]. 黑龙江档案,2013,03:114. 

[2] 张春香. 人事档案管理存在的问题及解决对策研究[J]. 机电兵船档案,2010,03:52-54. 

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